Anejo A – Descripción de Tareas Administración

  1. Mantendrá un récord permanente de las actas de todas las reuniones del Consejo de Titulares y la Junta de Directores.
  2. Implantará reglas para el mejor uso de las facilidades del Condominio por los titulares, ocupantes y sus respectivos invitados.
  3. Formulará, cuando no lo hubieren hecho las partes con interés, las denuncias y reclamaciones por violaciones de las normas de convivencia e infracciones a este Reglamento.
  4. Velará por la conservación y funcionamiento de las diversas dependencias del Condominio, fundamentalmente las de uso común, así como sus reparaciones y vigilancia.
  5. Amonestará por escrito a cualquier titular, arrendatario, ocupante o visitante de ese de infracción las disposiciones relativas al uso de los elementos comunes y las normas de convivencia establecidas den este Reglamento, con copia a la Junta de Directores.
  6. Preparará, mantendrá y radicará todos los récords e informes requeridos por las leyes y este Reglamento.
  7. Mantendrá al día, con la información requerida y en la forma correcta, el Registro de Titulares. Llevar el control del Registro de Titulares.
  8. Presentará en cada Reunión Ordinaria un amplio y detallado informe de su gestión administrativa y financiera, conforme los libros de contabilidad que se hayan llevado.
  9. Velará por el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, incluyendo el presente Reglamento y las normas que de tiempo en tiempo apruebe el Consejo de Titulares y la Junta de Directores.
  10. Ejercerá todos los poderes y cumplirá con todos los deberes del Consejo de Titulares y/o los deberes señalados a la Junta de Directores excepto aquellos específicamente reservados a los titulares y/o a la Junta de Directores por las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o por este Reglamento.
  11. Organizar las asambleas extraordinarias y ordinarias, anuales, según sean requeridas.
  12. Supervisar todos los suplidores contratados por la Junta de Directores para que realicen adecuadamente el trabajo por el cual fueron contratados.
  13. Asesoramiento, consejo y seguimiento para llevar a cabo las reparaciones, mantenimiento y mejoras de las áreas comunes de la propiedad.
  14. Control de alquiler de las facilidades recreativas según aplique cada caso.
  15. Preparar cartas de cobro a los titulares de acuerdo con las leyes y reglamentación vigente aplicables según provistas mensualmente por el Contable del Condominio (No aplica gastos postales ni transcripción).
  16. Coordinará y ejecutará, luego de la autorización de la Junta de Directores, el corte de servicios por falta de pago. El corte de servicio no se hará en fines de semana, ni cuando la salud y la vida de un titular, inquilino, o residente de la unidad concernida se ponga en peligro con dicha acción.
  17. Atender situaciones y conflictos de los titulares.
  18. Coordinación de mudanzas.
  19. Servir de enlace entre el Condominio y la compañía de seguros en todo lo relacionado a reclamaciones y otros.
  20. Velar que se cumplan al pie de la letra el reglamento y las normas establecidas.
  21. Asistir a las reuniones de la Junta cuando sea necesario avisándole con anticipación.
  22. Administrar y supervisar el complejo, sus predios, áreas, empleados y contratistas en el horario laboral estipulado.
  23. Realizar todo aquel comunicado necesario, para el buen manejo y funcionamiento del Condominio, Urbanización o cualquier unidad de espacio que pueda mantener orientado e informada a toda la comunidad (Consejo de Titulares).
  24. Atender llamadas telefónicas relacionadas con asuntos de la comunidad, llamadas de titulares, de suplidores, además de atender comunicados escritos como: correspondencia regular, cartas de titulares, correos electrónicos y otros que sea necesario para mantener una efectiva y buena comunicación.
  25. Establecer la comunicación constante con la Junta de Directores para realizar gestiones, cambios y/o peticiones por parte de los titulares, residentes, compañías o suplidores contratados.
  26. Mantener la habilidad, profesionalismo y el trato correcto, para solucionar situaciones complejas en asuntos que se presenten en la comunidad o con algún miembro del Consejo de Titulares.
  27. Manejo y control del sistema de información y todos los expedientes asignados en la administración del complejo; entre estos registros, agendas u otros documentos.
  28. Mantener organizados los archivos con toda la información administrativa y operacional actualizada en general; así como documentos del Condominio, de titulares, de empleados, contratistas y cualquier otro.
  29. Realizar un manejo adecuado del “petty cash” asignado en administración; siempre llevando un control de recibos de las transacciones realizadas manteniendo comunicación toda transacción realizada a la contable.
  30. Mantener la comunicación de servicios “on-call” para responder en algún caso de emergencia.
  31. Evaluar mejores alternativas para las contrataciones de suplidores en ventas y servicios.
  32. Preparación y orientación de planes de trabajo.
  33. Asistir a preparar el presupuesto anual a la Junta de Directores.
  34. Recibir y postear las cuotas de mantenimiento. Realizara los depósitos periódicos al banco de las cuotas cobradas y otros.
  35. Cobrará todas las cantidades debidas al Condominio y pagará todas las deudas autorizadas del mismo.